Guía paso a paso para implantar los OKR con éxito

Uno de los mayores desafíos de las empresas es lograr mantener los objetivos bien enfocados. Descubre una guía sencilla de pasos para implementar OKR con éxito

La actividad frenética del día a día que tienen casi todas las empresas dificulta muchas veces la consecución de los objetivos globales. Para solucionar este problema nace OKR (Objectives and Key Results), una metodología de gestión empresarial que ayuda a las empresas a definir sus objetivos, trabajar para lograrlos y realizar una evaluación de los resultados conseguidos mediante la medición cuantitativa y cualitativa del progreso de los equipos.

Los OKR pueden aportar mucho a aquellas empresas que decidan transformarse digitalmente y poner a sus clientes en el centro de su estrategia. Esta metodología basa su funcionamiento en tres elementos: un Propósito, los Objetivos y los Resultados Clave, que ayudan a responder a las preguntas ¿por qué queremos lograrlo?, ¿hacia dónde queremos ir? y ¿cómo saber si ya hemos llegado?.

En este artículo, vamos a presentar una sencilla guía para implantar la metodología OKR con éxito en tu organización. Uno de los primeros pasos necesarios para abordar una estrategia de OKR, consiste en analizar cuál es el contexto, tanto externo como interno, de las organizaciones hoy en día, ya que existen muchos aspectos nuevos que están influyendo directamente en la relación entre las personas y las empresas y que están suponiendo un cambio de paradigma en la cultura laboral.

Análisis del contexto externo

La expansión del teletrabajo en diversos sectores empresariales ha provocado una transformación significativa en la mentalidad de los trabajadores a nivel mundial. Este cambio ha generado lo que se conoce como la "Gran Renuncia" o "Gran Resignación", términos acuñados por Anthony Klotz, profesor de la Escuela de Negocios de la University College London, para describir el masivo éxodo laboral que se ha observado en muchas empresas desde 2021, cuando se implementó el teletrabajo en una amplia gama de empresas a nivel global.

Las razones detrás de esta migración laboral se deben a que las prioridades y estilos de vida de las personas han experimentado cambios tras la incorporación del teletrabajo, lo que ha llevado a muchos a sentir una desconexión emocional con sus empresas. Este fenómeno ha marcado un cambio del paradigma tradicional de tener un empleo para toda la vida hacia una vida caracterizada por múltiples trabajos. Ahora somos nosotros, individualmente, quienes decidimos con qué objetivos nos queremos vincular y bajo qué condiciones.

Análisis del contexto interno

El mundo de la gestión empresarial también está cambiando. Cada vez vemos como más empresas comienzan a introducir las metodologías ágiles y la inteligencia artificial con el objetivo de llegar antes al mercado y estar más cerca de las necesidades de sus clientes. En este contexto, el sistema OKR tiene mucho que aportar y se convierte en una herramienta práctica de gran utilidad para crear estos nuevos modelos de cultura de empresa.

Uno de los desafíos más grandes a los que se enfrentan las compañías a la hora de implantar OKR es lograr ser ágiles a la hora de lograr sus objetivos en tres ejes fundamentales, que deberán estar perfectamente alineados: estrategia, tecnología y personas.

De poco nos sirve definir los mejores objetivos si la tecnología de la que disponemos no nos va a permitir interpretar correctamente los resultados o, más importante aún, si las personas de mi organización y los equipos no están identificando lo que estratégicamente es importante para la compañía. Cada persona debe orientarse a comprender cómo contribuye a lo que la organización necesita.

Fases de implantación de la metodología OKR

A medida que vamos profundizando en el conocimiento de OKR como sistema que ayuda a las personas y a las empresas a mejorar en sus negocios, nos vamos dando cuenta de que se trata de una herramienta con un gran potencial, pero que a su vez, presenta una complejidad que implica que tengamos que hacer un esfuerzo necesario a la hora de ponerla en marcha y desarrollarla. Por eso, es importante definir un plan de implantación mediante una serie de fases que nos ayudarán a integrar la metodología con éxito.

Fase 1: El trabajo previo a la implantación

Explicar a toda la organización cuáles son los motivos por los que vamos a definir los OKR

Este paso nos invita a pensar por qué hacemos las cosas, ya que todos sabemos que es muchísimo más sencillo llegar a la meta buscada si tenemos claro adónde queremos llegar. El problema en este punto es que muchos trabajadores realmente no saben por qué hacen las cosas, quizás porque no se tenga claro cuál es su propósito, algo que aunque parezca mentira, ocurre en muchas empresas.

Decidir qué personas van a empezar el proceso

Por ejemplo, si dentro de un área empieza el equipo directivo y luego vamos implicando a los mandos intermedios diríamos que estamos implantando la metodología de arriba a abajo o con un enfoque top-down. Sin embargo, en OKR también se puede empezar por una persona que decide aplicar esta herramienta en su propio trabajo, definiendo sus propios objetivos de mejora, para que una vez que haya verificado que funciona, poder traspasarlo a su equipo o departamento y finalmente a toda la empresa.

De esta forma, OKR también puede funcionar de abajo a arriba, es decir, con un enfoque bottom-up, a diferencia de otros métodos de gestión basados en objetivos que, al ser top-down, no logran tener éxito porque no consiguen motivar a toda la organización que no se siente partícipe de ello. Este concepto de bottom-up resulta muy interesante a nivel de motivación, porque está claro que cuando una persona se propone algo por iniciativa propia la posibilidad de conseguirlo es mucho más alta que si le viene impuesto.

Fase 2: diseño de los primeros OKR

Definir el Propósito

El primer paso es definir por qué hacemos las cosas, es decir, reflexionar sobre el motivo fundamental detrás de nuestras acciones y lo que nos impulsa como empresa a avanzar, mejorar y competir en el mercado para servir a nuestros clientes.

Al establecer un propósito claro, obtenemos una comprensión más profunda de las necesidades y deseos de nuestros clientes. Esto nos permite orientar nuestras estrategias y esfuerzos hacia la resolución efectiva de sus problemas y la satisfacción de sus demandas.

Organizar sesiones de trabajo colaborativo

El aprendizaje colaborativo se fundamenta en el trabajo en equipo, donde cada individuo contribuye con sus habilidades y conocimientos para alcanzar metas comunes.

Para que la implantación de los OKR progrese de manera efectiva, es esencial fomentar un ambiente donde todos los participantes trabajen en conjunto y comprendan claramente el papel que desempeña cada persona dentro de la organización. Estas sesiones colaborativas no solo permiten compartir ideas y perspectivas diversas, sino también fortalecer el sentido de pertenencia y la cohesión del equipo.

Diseñar los primeros OKR

Escribir buenos OKR es probablemente el mayor desafío que tendrá tu organización. A pesar de entender y conocer bien la teoría de este sistema, llevarlo al terreno y a la idiosincrasia de cada empresa puede ser un trabajo difícil. Es por ello que nosotros siempre recomendamos elegir una serie de OKR ya predefinidos como referencia y extrapolarlos a nuestra organización.

Fase 3: Lanzamiento del proyecto

La implantación de los OKR: hay varios caminos a la hora de dar el primer paso y comenzar a rodar con OKR:

Implementar OKR en toda la compañía desde el comienzo: Esta puede ser la mejor opción cuando se trata de una compañía que ya conoce el framework y ya cuenta con una cultura abierta al cambio. Este enfoque no significa que todas las personas de la empresa adopten el sistema al mismo tiempo, pero sí que lo hagan en un período de tiempo más cortoplacista, en general unos tres meses.

Implementarlo en dos etapas, iniciando dentro de un área de prueba: De esta forma, podemos analizar más sencillamente los primeros resultados y hacer ajustes, para que una vez estén bien definidos y funcionando podamos implantarlos en el resto de la organización. Este proceso no llevaría más de seis meses.

Implementarlo de forma progresiva: En este enfoque, que es más seguro que los anteriores pero a su vez lleva más tiempo, entre seis y nueve meses aproximadamente, vamos a ir implantando los OKR por equipos uno a uno. Este es el enfoque más recomendado para aquellas organizaciones a las que les resulta más complicado adaptarse al cambio.

Fase 4: Seguimiento y evaluación

Definir el ciclo de revisión de los OKR

Este proceso implica comprender qué aspectos de la estrategia fueron efectivos, cuáles no lo fueron y cómo proceder en consecuencia para mejorar continuamente. Para ello, es esencial elaborar un calendario de revisión de los OKR que incluya al menos una reunión de seguimiento trimestral.

Estas reuniones proporcionan una oportunidad crucial para evaluar el desempeño del sistema y realizar ajustes según sea necesario. Durante estos encuentros, los equipos pueden analizar los progresos realizados, identificar posibles obstáculos y compartir insights que ayuden a optimizar la ejecución de los objetivos. a.

Comunicar los resultados

La transparencia es un pilar fundamental de la filosofía de los OKR, por lo que resulta crucial compartir tanto los resultados trimestrales como los anuales con todos los equipos involucrados. La efectividad de los OKR se maximiza cuando se comparten y se comprenden plenamente por todos los miembros de la organización. De esta manera, cada individuo entiende cómo su contribución se relaciona con la misión y los objetivos de la empresa.

Para garantizar una comunicación efectiva y que todos los miembros estén al tanto de lo que deben hacer, es recomendable diseñar un esquema detallado que describa todas las etapas que atraviesa un empleado al enfrentarse a un cambio cultural significativo. Desde el momento en que escucha por primera vez sobre este cambio hasta que se convierte en un promotor capaz de explicar cómo implementarlo.

La elección de una herramienta adecuada para el seguimiento y la comunicación de los OKR

Aunque inicialmente se puede empezar utilizando herramientas simples como Google Sheets o varias hojas de Excel, a largo plazo, gestionar los OKR de esta manera puede volverse muy complejo. Esto se debe a que, a medida que la organización crece y se desarrolla, se requiere una mayor capacidad de colaboración, seguimiento y análisis de datos para mantener alineados los objetivos y las actividades. Las herramientas tecnológicas específicamente diseñadas para la gestión de OKR ofrecen funcionalidades avanzadas que facilitan el proceso, como la asignación de responsabilidades, la visualización del progreso en tiempo real, la generación de informes automatizados y la integración con otras plataformas de trabajo en equipo.

En En este sentido, aunque las hojas de cálculo pueden ser útiles para comenzar, a medida que la implementación de OKR se vuelva más integral en la organización, será fundamental migrar hacia herramientas tecnológicas más especializadas para garantizar una gestión eficiente y efectiva de los objetivos y resultados clave.

Seguimiento y Evaluación con CFR

Es común que, una vez establecidos los OKR con sus Objetivos, Resultados Clave y Tareas, nos sumerjamos tanto en nuestras tareas diarias que perdamos de vista la razón fundamental detrás de nuestras acciones. Por ello, es crucial revisar regularmente los OKR a través de los CFR.

Integrar Conversaciones, Retroalimentación y Reconocimiento (CFR) en la evaluación de los OKR es esencial para fomentar una cultura de mejora continua y compromiso. Durante las reuniones trimestrales de seguimiento, no solo se examinan los avances hacia los objetivos, sino que también se promueven diálogos abiertos donde los equipos comparten experiencias e identifican desafíos, lo que ayuda a comprender mejor las áreas de mejora.

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Los OKR pueden parecer simples en la teoría, pero requieren un importante cambio necesario en la cultura y los procesos de tu organización. Por eso, puede resultar de gran ayuda ir acompañado durante el proceso de implantación de esta metodología por profesionales especializados en OKR.

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