El Arte de Priorizar
23 de enero de 2024
Maximizando el Éxito Diario con foco y aplicando Hábitos Eficientes
A muchos nos gustaría estar más enfocados y cada cierto tiempo hacemos el esfuerzo de priorizar entre todo el trabajo que queremos hacer, pero casi siempre esto lo hacemos cuando nos vemos saturados o en momentos puntuales donde suele abundar mucho la improvisación, sin dedicar el tiempo adecuado a la definición de objetivos.
No es sencillo salir de esta dinámica y habituarnos a trabajar de una forma que maximice el impacto de nuestra actividad, pero sí que es conveniente ir desarrollando poco a poco una mentalidad y unos hábitos que nos acerquen cada vez más hacia nuestro modelo de trabajo ideal.
Y una forma de lograrlo puede ser teniendo en cuenta a menudo el principio de Pareto.
Porque como ya sabes, y según enunció Wilfredo Pareto, en muchos eventos, aproximadamente el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones, por lo tanto, si somos capaces de identificar cuál es ese 20% para enfocarnos en ello y dejar de hacer el otro 80% podremos darle un vuelco a nuestra productividad.
Algunos ejemplos
Para que quede claro, veamos algunos ejemplos:
- En muchos países, se observa que aproximadamente el 20% de la población controla el 80% de la riqueza.
- En la gestión de proyectos, a menudo el 20% de las tareas o problemas son responsables del 80% de los retrasos o complicaciones en un proyecto.
- En muchas empresas se comprueba que el 80% de las ventas proviene del 20% de los productos.
- En el servicio de atención al cliente, muchas veces el 20% de los clientes son responsables del 80% de las quejas totales.
Ahora bien, como ocurre con otros modelos mentales que ayudan a evitar sesgos cognitivos o maximizar nuestro éxito, el hecho de conocer que esto ocurre no va a hacer que funcione por arte de magia, sino que se requieren herramientas que nos ayuden a pasar de la teoría a la realidad.
Herramientas que nos ayudan a priorizar
Veamos algunas herramientas que nos pueden resultar de utilidad ante el difícil reto de priorizar:
1. Matriz de Priorización Urgente vs Importante
También llamada Matriz de Eisenhower, nos ayudará a priorizar aquellos objetivos que sean importantes y urgentes o importantes y no urgentes, dejando en segundo plano los no importantes.
| Urgente | No urgente | |
|---|---|---|
| Importante | Crisis Plazos inminentes Problemas urgentes |
Planificación estratégica Desarrollo personal Construcción de relaciones |
| No importante | Llamadas Correos Interrupciones |
Actividades distractoras Tareas administrativas |
2. Matriz de Priorización Impacto vs Esfuerzo
Nos permitirá priorizar los objetivos que supongan un alto impacto con un bajo esfuerzo, seguidos de los que suponen un alto impacto aunque ello requiera un alto esfuerzo.
| Bajo esfuerzo | Alto esfuerzo | |
|---|---|---|
| Alto impacto | Proyectos tipo "fruta madura" Mejoras sencillas pero efectivas |
Proyectos estratégicos Iniciativas que requieran recursos significativos |
| Bajo impacto | Tareas pequeñas o fáciles Actividades de mantenimiento |
Proyectos que requieren tiempo sin gran retorno Tareas laboriosas con poco beneficio |
3. Matriz de Priorización de RICE
Permite evaluar y priorizar objetivos, proyectos o ideas basándose en cuatro factores:
- Alcance (Reach): Cuántas personas afectará el proyecto o idea.
- Impacto (Impact): El efecto que el proyecto tendrá en cada individuo.
- Confianza(Confidence): La confianza en que el proyecto tendrá el impacto esperado.
- Esfuerzo(Effort): La cantidad de trabajo requerido para completar el proyecto.
Cuando utilizamos la Matriz RICE asignamos puntuaciones a cada objetivo según estos cuatro factores y se calcula una puntuación total para cada uno de ellos, lo cual ayudará a priorizarlos.
La fórmula para calcularlo es:
Puntuación RICE = (Alcance × Impacto × Confianza) / Esfuerzo
La importancia de OKR
Así que ya tenemos tres formas de decidir dónde vamos a poner el foco, antes de lanzarnos a trabajar en lo primero que se nos ocurra, para lo cual es importante tener claro el orden a seguir, comenzando por enumerar, a ser posible en equipo, todo aquello que nos gustaría lograr en el corto o medio plazo para contribuir a nuestra misión, siguiendo por realizar el ejercicio de priorización y finalmente enunciando nuestros Objetivos a los cuales deberemos asignar una serie de Resultados Clave que nos permitirán verificar que el trabajo que estamos haciendo está dando sus frutos.
Por esto resulta tan interesante trabajar con el sistema OKR, porque nos ayuda a poner orden en el habitual caos que suele suponer tener que priorizar, teniendo como punto de partida el propósito, para establecer a continuación los Objetivos, los Resultados Clave y las Tareas que nos ayudarán a lograrlos.
Y una última reflexión, ya que priorizar implica renuncia, lo cual no siempre es sencillo porque tenemos el miedo de pensar que aquello a lo que renunciamos podría ser justamente aquello que más nos acerca al éxito. Sin embargo, al realizar un ejercicio de priorización, aumentamos el nivel de conocimiento y comprensión consciente en nuestras decisiones, en contraste con una decisión basada únicamente en la intuición. Si quieres aprender más sobre todo esto te recomendamos leer el Manual de OKR de SNGULAR.