Licitaciones farmacéuticas: los 5 principales obstáculos y cómo superarlos

Las licitaciones farmacéuticas son esenciales para la adquisición de productos de salud a gran escala

Las licitaciones o tenders son un proceso crucial en la industria farmacéutica. Representan el mecanismo a través del cual los gobiernos, las autoridades sanitarias y las organizaciones prestadoras de servicios médicos adquieren productos farmacéuticos específicos, en el contexto de programas de salud pública, sistemas de seguridad social y otras iniciativas que requieren la compra a gran escala. Dichos productos pueden incluir medicamentos, vacunas, dispositivos médicos u otros artículos relacionados con la salud.

Aunque con significativas diferencias entre regiones y, a veces, entre países dentro de una misma región -como es el caso de Europa-, existe una tendencia creciente a nivel global de las licitaciones farmacéuticas, la necesidad de contener el gasto para salvaguardar los servicios de salud. Ello trae consigo una serie de retos para las compañías, pero también numerosas oportunidades. Si bien, para aprovecharlas, es necesario contar con las herramientas oportunas.

¿Cómo funciona una Licitación Farmacéutica?

Una licitación farmacéutica se asemeja, a grandes rasgos, a una subasta privada. En ella, un laboratorio farmacéutico tiene la oportunidad de vender el suministro de un producto a un precio cerrado durante un período de tiempo fijo, lo que le asegura una posición ventajosa en el sector. Por su parte, los licitadores que pujan en dicha subasta pueden obtener el precio de compra más bajo posible para productos de alta calidad, garantizar la fiabilidad de los proveedores, mantener la transparencia en el proceso, minimizar la posibilidad de influencias ilícitas en las decisiones de compra y alcanzar estos objetivos en el plazo más breve posible.

Como es lógico, los laboratorios compiten entre sí para hacerse con estos contratos, en costosos y enrevesados procesos sujetos a complejos requisitos, a condiciones de mercado muy cambiantes o a gestiones logísticas extremas. 

Por lo general, la concurrencia a las licitaciones depende en gran medida de la cantidad de fabricantes competidores en el mercado. Para ofertas de ciertas moléculas específicas o biosimilares, el número de pujas suele ser pequeño, mientras que para medicamentos genéricos es bastante mayor. Esto último obliga a efectuar grandes esfuerzos a la hora de optar a los tenders más interesantes y desarrollar una propuesta de valor única, que destaque su oferta y que asegure competitividad en términos de precio y calidad. 

En el ámbito de la industria farmacéutica, la externalización de procesos de licitación mediante empresas especializadas es una práctica habitual. Estas compañías no solo generan informes, alertas y notificaciones, sino que también pueden llegar a elaborar toda la documentación necesaria para responder eficazmente a cada concurso. Sin embargo, dicha práctica no ofrece ninguna mejora en la posibilidades de éxito ni ninguna diferenciación a las compañías que tienen que desenvolverse entre concursos para vender sus productos. 

La verdadera diferencia radica en la integración de las nuevas tecnologías en este proceso. Tradicionalmente, la gestión digital se ha enfocado en la creación de alertas basadas en palabras clave específicas, con el fin de identificar licitaciones relevantes para cada franquicia o línea terapéutica. No obstante, con los recientes y significativos avances en el campo de la inteligencia artificial, ahora se vislumbra un nuevo paradigma.

Este enfoque innovador permite una supervisión más precisa de las licitaciones y una preparación de las ofertas más basada en datos e insights de negocio, lo que resulta en estrategias de acceso tremendamente más eficaces.

Desafíos en las Licitaciones Farmacéuticas

Habitualmente, la identificación de proveedores cualificados se realiza mediante un proceso de precalificación o publicando una licitación abierta, seguida de una rigurosa evaluación posterior. 

Las licitaciones públicas abiertas pueden anunciarse a través medios de comunicación o, lo que es cada vez más habitual, mediante portales de tendering masivos en Internet. 

Esta última dinámica permite informar de manera temprana a proveedores, precalificados y también a potenciales licitantes, incluso en el extranjero, lo que en teoría agiliza el proceso.

En la práctica, pese a suponer un gran avance con respecto a los métodos tradicionales, no está exenta de ciertos retos, que tienen que afrontar los equipos responsables de licitaciones en las compañías farmacéuticas. ¿Cuáles son los principales?

1. Es una tarea repetitiva y tediosa

En un escenario tan complejo como el actual, identificar manualmente las oportunidades relevantes, puede verse obstaculizado por la falta de eficiencia en la recolección de información dispersa dentro de los portales. La necesidad de mantener una vigilancia constante, implica asignar recursos significativos para la revisión y seguimiento de distintas plataformas, resultando poco práctico y generando un alto grado de complejidad operativa.

Además, en entornos donde no existen equipos locales desarrollados, el acceso y la interpretación de la información de licitaciones pueden tornarse aún más desafiantes. Dicha carencia limita la comprensión precisa de los requisitos específicos, lo que afecta negativamente la capacidad de las empresas a la hora de preparar propuestas competitivas y cumplir con los estándares exigidos.

2. La navegación web es compleja

La complejidad inherente a la navegación por los sitios web de licitaciones añade un nivel adicional de desafío a la gestión de este proceso. Estas plataformas suelen contar con diversas secciones, subsecciones y documentos, lo que exige que los profesionales encargados de la gestión de licitaciones pasen un tiempo considerable navegando por la estructura del portal, en lugar de concentrarse en analizar y responder a las oportunidades de manera estratégica.

Asimismo, los formularios enrevesados y la cantidad de información requerida pueden propiciar la introducción de datos incorrectos, omisiones involuntarias o interpretaciones erróneas, lo que compromete la calidad de las propuestas presentadas.

3. Automatizar, en ocasiones, resulta imposible

Afrontar los desafíos y la complejidad asociada a la automatización en el ámbito de las licitaciones farmacéuticas, es un aspecto crucial para garantizar eficacia y precisión en los procesos. A pesar de que la tecnología actual podría indicar que la automatización del escaneo y la extracción de datos es una tarea sencilla, los sitios web de licitaciones introducen una serie de barreras que complican este proceso.

Por poner un ejemplo, la presencia de medidas de seguridad como captchas y ventanas emergentes, diseñados para prevenir el acceso no autorizado y garantizar la integridad de los datos, también pueden suponer un palo en las ruedas dentro del funcioanmiento de las soluciones de automatización convencionales.

Además, la diversidad en los esquemas de documentación utilizados en estos sitios web agrega otra capa adicional de dificultad. La estructura y el formato varían significativamente de un portal a otro y, en algunos casos, incluso dentro del mismo sitio.

4. La consolidación de datos presenta dificultades

La integración de datos procedentes de diversas fuentes se convierte en un desafío significativo al gestionar el negocio farmacéutico en múltiples países. Este entorno global implica enfrentarse a una diversidad de idiomas, así como a estructuras de documentos y fuentes de datos altamente dispares. 

Esto complica el proceso de toma de decisiones para los responsables de productos farmacéuticos y requiere de un enfoque meticuloso a fin de garantizar una integración efectiva y precisa.

5. A menudo se pierde información

En el sector farmacéutico, la extracción de insights a partir de vastos conjuntos de datos heterogéneos se erige como un pilar esencial. En este entorno, las decisiones estratégicas no solo moldean, sino que delinean directamente la cadena de suministro, la eficacia de la gestión de inventario y las complejas negociaciones en torno a precios y reembolsos de medicamentos.

La intrincada red de información recopilada presenta un desafío fundamental: la diversidad de los datos. Este mosaico de información heterogénea complica la identificación de patrones y tendencias, corriendo el riesgo de que muchos de ellos queden enterrados si su extracción no se aborda con una estrategia adecuada y con herramientas especializadas.

Innovación para obtener ventaja competitiva en el acceso al mercado

Ante esta realidad, las empresas farmacéuticas se ven obligadas a buscar soluciones innovadoras que optimicen el proceso de gestión de licitaciones. 

La implementación de herramientas tecnológicas especializadas y la colaboración con socios estratégicos que posean experiencia local pueden ofrecer una respuesta eficaz a estos desafíos, permitiendo una vigilancia más automatizada, precisa y adaptada a las necesidades específicas de cada licitación.

Tecnologías como la automatización en la interconexión de datos de diferentes fuentes, el web-scraping, los repositorios de almacenamiento y las herramientas de análisis de datos avanzadas, permiten recopilar y procesar eficientemente grandes conjuntos de datos, identificar patrones no evidentes para el ojo humano y proporcionar insights valiosos para la toma de decisiones estratégicas.

La implementación de soluciones analíticas avanzadas y el desarrollo de modelos basados en inteligencia artificial, no solo facilita la gestión de información heterogénea, sino que también mejora la capacidad de las empresas para anticipar cambios en la demanda, optimizar la cadena de suministro y negociar acuerdos comerciales más ventajosos. En última instancia, la capacidad de extraer conocimientos significativos de la complejidad de los datos en los procesos de acceso al mercado farmacéutico se convierte en un diferenciador clave en un entorno empresarial cada vez más competitivo.

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