¿Qué es la automatización mediante RPA y cómo nos puede ayudar a mejorar la productividad?

Conoce algunos casos de automatización con RPA como apoyo a equipos y personas, para mejorar la eficiencia del negocio y simplificar las tareas repetitivas.

En la actualidad, la eficiencia y la productividad son más que simples metas empresariales; son imperativos para mantener la competitividad en un mercado en constante evolución. Esto ha llevado a que la automatización de procesos se haya convertido en una impulsora clave para lograr estos objetivos, permitiendo a las organizaciones optimizar sus operaciones y liberar el potencial humano para tareas de mayor valor estratégico.

En este sentido, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha emergido como una tecnología disruptiva que está transformando la manera en que se realizan las tareas empresariales. Al combinar la potencia de la automatización con la capacidad de imitar acciones humanas en entornos digitales, RPA ofrece un enfoque innovador para simplificar y agilizar una amplia gama de procesos comerciales.

Desde hace años, existen soluciones en el mercado destinadas principalmente al área de IT, llamados motores de gestión de reglas, que sirven para definir procesos muy sencillos de intercambio de información, agilizando la toma de decisiones en la empresa. A partir de ese germen y, dependiendo del número de envolturas y de funcionalidades que pongamos sobre ese motor de reglas, vamos a conseguir soluciones más avanzadas y de un nivel superior.

En el caso que nos atañe, si a ese core le añadimos un pequeño robot software instalado en un ordenador, un RPA, obtendremos un nuevo sistema que es capaz de establecer interacciones con su entorno informático de manera similar a como lo haría un humano. 

No obstante, que pueda emularnos no significa que haga las mismas cosas, porque dicho RPA hay que programarlo de acuerdo con la gestión de reglas establecida, hay que decirle qué trabajo tiene que hacer y, concretamente, qué pasos tienen que dar. Es decir, tiene sus limitaciones obvias.

En cualquier caso, este tipo de soluciones nos permite automatizar procesos que antes sólo podía hacer una persona como, por ejemplo, interactuar directamente con aplicaciones de ofimática, con nuestro email, con páginas web, con formularios, con sistemas de ficheros y con una infinidad de conectores y de utilidades muy amplias, que nos va a dar un abanico muy grande de posibilidades a la hora de automatizar nuestros procesos. Esto es debido a que, al final, el día a día de los trabajadores pasa por el ordenador y por los diferentes programas que tiene en la compañía.

¿Cuándo aplica la adquisición de un RPA?

Pues, en principio, esto depende mucho del horizonte de amortización que tenga la empresa, pero en procesos que supongan 50 horas de trabajo al año o más, ya empieza a ser muy interesante la automatización.

Otro escenario en el que un RPA es idóneo, es aquel en el que existen procesos de muy baja cualificación, que tienen un alto grado de error humano como, por ejemplo, el típico volcado de información al CRM en el que es necesario «picar» muchos datos y es muy fácil equivocarse con un número de teléfono o con una letra de un correo electrónico, lo que facilita que se tengan datos de mala calidad.

También aplica para procesos que antes no se realizaban por su coste desproporcionado. Imaginad que, por nuestra tipología de negocio, necesitamos acceder a una web para ver cinco o seis mil registros diferentes. Pagar a alguien para que extraiga esa información es prohibitivo, entonces algo que nos vendría muy bien para nuestra empresa, dejamos de hacerlo porque no podemos permitírnoslo. Con un robot podríamos hacer este tipo de cosas.

Y, por último, el contexto tipo más extendido para un RPA, que es el de procesos con un alto volumen de datos y muy repetitivos, en definitiva, todo ese trabajo que está orquestado de manera rígida y para el que no hace falta pensar mucho. 

Ajustando expectativas

¿Qué se puede hacer y qué no con un RPA? Un RPA no sustituye personas, sólo se hace cargo de los peores trabajos, esos en los que el empleado no se siente realizado porque sólo sigue una secuencia de pasos.

Un robot no piensa, su trabajo tiene que estar al cien por cien definido. Cada intersección, cada pequeña toma de decisión que hay que hacer en el proceso tiene que estar contemplada porque, de lo contrario, no funcionará.

Los RPA tampoco hacen magia y, llegar a realizarla a través de la configuración de procesos complejos, puede tener un coste realmente prohibitivo. Por otro lado, su mantenimiento en el tiempo se complica de igual forma, si el contexto para el cual fue desarrollado cambia, algo muy común en entornos VUCA.

Esta tecnología también provoca una falsa necesidad de aplicarlos en todas las actividades de la compañía. Debemos huir de la obsesión por la automatización. Busquemos siempre procesos que tengan una carga de trabajo significativa, no aquellos que queramos automatizar porque no nos gustan, pero que apenas supongan unas pocas horas al año. No hay que aplicarlos a todo, sólo a lo que tenga sentido realmente.

Debemos contemplar que estas soluciones hay que mantenerlas en el tiempo y, dado que ciertas interacciones con otros sistemas cambian a menudo, alguien tendrá que actualizar el robot y proporcionarle nuevas instrucciones.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que cada robot escala hasta las 24 horas. ¿Esto qué significa? Pues que vamos a poder darle todo tipo de labores, definir diferentes procesos y hacer que trabaje en todos ellos de manera secuencial, pero siempre con un buffer de 24 horas de trabajo. Si este se supera necesitaremos contratar más robots para realizar el trabajo adicional.

Esto hila muy bien con este otro punto. Al final, si tenemos también procesos que tienen que ejecutarse en paralelo, nos hará falta más de un RPA, pues éste, al igual que una persona, accede a un ordenador y sólo puede centrarse plenamente en una tarea a la vez.

Por último, como ya os perfilaba hace un par de párrafos, no hay que automatizar el cien por cien de un proceso obligatoriamente. Tenemos que hacerlo en aquello que nos dé un buen retorno de la inversión. No hay que volverse locos. No queramos quitarnos todo el trabajo que llevamos años haciendo de un plumazo. Vayamos con sentido común y con criterio y siempre que la inversión nos de un retorno.

Algunos ejemplos prácticos

Clarificados todos estos aspectos, vamos a presentar algún escenario concreto en el que se pueden desplegar los RPA, para disparar un poquito vuestra imaginación.

Uno de los más socorridos es el de presentación o recogida de documentación, como informes de la Seguridad Social o recibos de Hacienda, en portales oficiales. En realidad, son tareas triviales que no requieren más de cinco minutos cada una, pero repartidos muy a menudo a lo largo del año. Con un RPA, sería tan sencillo como implementar un proceso que todas las semanas o todos los meses recoja dichos documentos, para luego enviarlos automáticamente a la lista de clientes que los solicitan o, incluso, subirlos a portales donde se gestiona la contratación con ellos y así tenerlo todo actualizado. Éste es un trabajo administrativo que no genera valor y que de esta manera he liberado.

Para la Dirección de Recursos Humanos, una de las tareas más tediosas a las que se puede enfrentar, es la localización de candidatos/as y el mantenimiento de su base de datos. Esta recopilación se alimenta en sucesivos procesos de selección, pero, debido a la rotación de personal, se queda desactualizada frecuentemente. Pues bien, la tecnología RPA facilita que el robot se dirija a páginas web, redes sociales o portales especializados y que esté monitorizando constantemente los cambios, para así mantener al día nuestro listado e incorporar a aquellas nuevas candidaturas que se ajusten al perfil que busquemos.

Otro clásico del área de RR.HH. es el alta de empleados. Cuando una persona se incorpora a un puesto de trabajo de una empresa, se disparan una infinidad de procesos dentro de la casa. Es necesario crearle un correo, proporcionarle un welcome pack, brindarle acceso a determinados sistemas, crearle el contrato y subirlo a la Administración Pública, etc. Toda una secuencia de pasos susceptible de ser automatizable.

Cambiando de plano. Si los clientes mandan los pedidos en PDF, podemos entrenar al robot para que procese el documento, extraiga la información que contiene, la vuelque en el ERP y lance el aviso al departamento de Operaciones, iniciando el trabajo. Todo este proceso, que es muy mecánico, con un RPA puede dejarse sin intervención humana, o limitarla sólo para aquellos casos en los que exista una situación especial.

Dentro del área de Administración y Finanzas, los RPA pueden ser igualmente útiles. Al igual que ocurre con los pedidos, la gestión de facturas también puede automatizarse de manera muy sencilla. Y Si de procesos mecánicos hablamos, es muy habitual que el personal administrativo entre todos los días en el banco para descargarse el extracto de movimientos, que lo pase a norma 43 y que lo concilie con el ERP. La conciliación bancaria cumple con todos requisitos necesarios para «robotizarla».

Los avisos que llegan a la empresa no siempre son tratados de manera eficiente y, en algunas ocasiones ni siquiera hay constancia de su recepción. Bien procedan de portales de la Administración Pública, en los que hay que acceder con un certificado para descargarlo y así poder decidir si es algo importante o puramente informativo, o partan de portales de clientes, donde se lanzan RCP, pedidos, contratos, etc., es fácil entrenar a un robot para que se conecte de forma regular a esos portales, y si hay información relevante, que se lo notifique a las personas adecuadas.

Infinitas posibilidades

No quiero finalizar este post sin mencionar que los RPA no se aplican única y exclusivamente dentro del ámbito de los RR.HH. o de Administración, si bien son de las áreas que más partido suelen sacarle. No obstante, la lista de posibles escenarios es interminable. Con esto podéis haceros una idea de como aplicar RPA para mejorar nuestra calidad de vida y hacer que tengamos tiempo para dedicarlo a cosas que, de verdad, generen más negocio y permitan mejorar la cuenta de resultados de la compañía a final de año.

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