Telice reduce el tiempo de gestión de pedidos de 21 días a 24 horas con Power Platform

Llevar la tecnología ferroviaria sobre el terreno, al siguiente nivel

Telice es una empresa española líder en la contratación de obras y servicios para la red ferroviaria. Fundada en 1973, Telice ha consolidado su posición en el mercado gracias a su capacidad para ofrecer soluciones innovadoras y de alta calidad en el ámbito de las infraestructuras ferroviarias.

Con sede central en León, España, Telice opera fundamentalmente en el territorio español, donde ha desarrollado numerosos proyectos de gran envergadura. Además, la empresa ha comenzado a expandir su presencia internacional, participando en proyectos selectos fuera de España. Haciendo de su lema «tecnología sobre el terreno» una realidad, Telice brinda servicios integrales de mantenimiento, electrificación, sistemas de protección civil, integración de sistemas de señalización y comunicaciones ferroviarias. Actualmente, cuenta con una plantilla de alrededor de 250 empleados.

Transformar la recepción de pedidos con una solución móvil y automatización

Telice había identificado un punto de mejora en la recepción de los pedidos en las obras. El proceso que estaban utilizando para la confirmación de recepción de pedidos y la validación de albaranes se dilataba en el tiempo, lo que generaba frecuentemente incidencias en las reclamaciones de entregas o facturación.

El proceso iniciaba con el lanzamiento de un pedido de material. Los proveedores enviaban los materiales a las obras ubicadas en diferentes puntos del país, donde un responsable se encargaba de recibirlos. Posteriormente, la documentación relacionada era enviada, en formato papel, a las oficinas centrales para su registro en el sistema ERP, una acción que podía demorar hasta tres semanas. Esto implicaba una disponibilidad tardía de la información, un incremento del riesgo de pérdida o deterioro de la documentación y la imposibilidad de gestionar reclamaciones de manera oportuna, impactando negativamente en el control de las compras y en la realización en tiempo de cierres contables.

Para abordar este problema, Telice, en colaboración con SNGULAR, ha rediseñado el proceso de recepción de pedidos incorporando  automatización a gran parte del procedimiento. Para ello, se ha desarrollado una PowerApp móvil que los responsables de obra utilizan para gestionar la recepción de los pedidos y el envío de albaranes de manera más eficiente. Esta solución sincroniza automáticamente los pedidos activos de cada una de las obras desde el ERP, lo que permite revisar los pedidos pendientes, revisar detalles, comunicar incidencias, hacer recepciones completas o parciales, tomar fotos a las posibles incidencias y capturar los albaranes.

La información generada desde la aplicación móvil se consolida en una segunda PowerApp de Gestión destinada al departamento de administración central y en forma de web. Éste último permite gestionar y analizar la información recibida desde las obras, proporcionando una visión más clara y un control mejorado sobre los pedidos realizados.

Tanto la aplicación móvil como la de gestión, han sido desarrolladas utilizando la suite de aplicaciones de negocio de Microsoft Power Platform, la plataforma para el desarrollo de soluciones low code de Microsoft que incluye PowerApps, Power Automate y PowerBI. Telice cuenta dentro de su stack tecnológico con el ecosistema Microsoft 365 como herramientas de ofimática y productividad para el puesto de trabajo, por lo que se decidió usar Power Platform al estar incluido dentro de éste. Utilizar esta suite permite disponer de un conjunto de herramientas para la generación de aplicaciones y automatizaciones ágil y flexible, que no solo facilita una implementación rápida, sino que también ofrece una alta escalabilidad para adaptarse a futuras necesidades.

Como explica Cesáreo González Álvarez, CEO y fundador de Telice, «Para nosotros, era muy difícil mantener la información de los pedidos actualizada y disponible de manera oportuna, lo que provocaba retrasos en la gestión de inventarios y en la toma de decisiones. Con la implementación de esta aplicación, buscamos reducir el tiempo desde que se realiza un pedido hasta que la información se registra en el ERP y está disponible en el sistema. Esto permitirá una actualización más rápida y precisa de los datos, mejorando la eficiencia operativa y facilitando una gestión más efectiva de los recursos».

La implementación de estas soluciones ha permitido una actualización más ágil de la información, mejorando significativamente el control y la visibilidad de los pedidos. Los jefes de obra ahora tienen acceso a toda la información de pedidos disponible, lo que facilita la supervisión y gestión de los mismos, optimizando así la operación general de Telice.

Power Platform, la plataforma Low Code de Microsoft

Gracias a Power Platform, Telice ha logrado desarrollar una solución personalizada de manera eficiente, reduciendo significativamente tanto el tiempo de desarrollo como los costes asociados. Esta plataforma de low code no solo ha mejorado la capacidad de respuesta y la adaptabilidad a cambios en el entorno empresarial, sino que también ha permitido una implementación ágil y eficaz.

Las aplicaciones low code ofrecen numerosas posibilidades y ventajas que son particularmente valiosas para las organizaciones.

Rapidez de desarrollo y ahorro de costes

Uno de los principales  beneficios es la rapidez de desarrollo. Utilizar una interfaz gráfica para el desarrollo simplifica el proceso y reduce el tiempo necesario para construir y desplegar aplicaciones. Los componentes predefinidos que ofrece Microsoft permiten la personalización sin necesidad de escribir extensas líneas de código. En el caso de Telice, el uso de Power Platform facilitó el despliegue de la aplicación en aproximadamente dos meses, demostrando una notable eficiencia en comparación con los métodos tradicionales.

Además de la velocidad de desarrollo, las aplicaciones low code permiten una reducción sensible en los costes del desarrollo y el mantenimiento. Al requerir menos tiempo y recursos, disminuye la necesidad de equipos de desarrollo grandes, lo que conlleva un ahorro significativo. Esto se traduce en la posibilidad de utilizar recursos de manera más eficiente y económica.

Independencia de perfiles desarrolladores

Otra ventaja importante de las plataformas de bajo código, es la independencia respecto a perfiles de desarrolladores altamente especializados. 

«Esta herramienta permite que personas sin formación en desarrollo, incluyendo aquellos con conocimientos funcionales o estratégicos, participen en el diseño y creación de la aplicación. Esto facilita la integración de conocimientos específicos del negocio y reduce la dependencia de desarrolladores especializados, al tiempo que minimiza los cuellos de botella en el proceso de desarrollo», explica Cesáreo González.

Al habilitar a los citizen developers, es decir, usuarios sin experiencia en programación, puedan crear y personalizar aplicaciones de acuerdo con sus necesidades específicas, se fomenta una colaboración más estrecha entre los equipos de TI y los usuarios de negocio. Esto no solo mejora la alineación de las soluciones con los problemas concretos que se deben resolver, sino que también acelera el desarrollo y la implementación de soluciones efectivas y adaptadas a las necesidades del negocio.

Fácil integración con otras herramientas de Microsoft

Al ser parte del ecosistema de Microsoft 365, todos los elementos están completamente integrados, lo que representa un beneficio clave para Telice. La empresa ya utiliza Microsoft Office, Microsoft Teams o Viva Engage, por lo que la interoperabilidad de todas estas aplicaciones junto con Power Platform ofrece una ventaja significativa en las tareas del día a día.

Como señala Fabián Sidonio Rodrigues, Assistant Project Manager en Telice, «La conexión con fuentes de datos como Microsoft Excel, SharePoint, SQL Server y Dynamics 365 es mucho más sencilla con Power Apps en comparación con plataformas externas». Esta facilidad de integración no solo simplifica el acceso y la gestión de datos, sino que también optimiza los procesos al permitir una combinación efectiva con Power Automate.

Mantenimiento, escalabilidad e innovación 

Las soluciones de Power Platform permiten actualizaciones y mantenimientos más sencillos, ya que los cambios se pueden realizar añadiendo o modificando componentes específicos sin necesidad de reescribir grandes volúmenes de código.

Para Telice, esto significa que pueden desarrollar nuevas automatizaciones y funcionalidades de manera incremental, sin depender de equipos de desarrollo externos o terceros. La plataforma low code, operando bajo el modelo de servicio de plataforma (aPaaS), facilita la integración continua de nuevos elementos y posibilidades. Esto no solo permite la iteración y mejora constante de las aplicaciones existentes, sino también la creación de nuevas aplicaciones que resuelvan problemas específicos y aporten valor añadido al negocio.

Además, Telice es ahora capaz de aprovechar la amplia documentación y los recursos disponibles de Microsoft, que apoyan tanto el desarrollo como la gestión de las aplicaciones. Se  proporciona así una base sólida para la innovación continua y la adaptación a las nuevas necesidades del negocio.

En definitiva, la tecnología low code se refiere al uso de plataformas para desarrollar y desplegar soluciones (aplicaciones y automatizaciones) de manera ágil y rápida. Con una interfaz sencilla y una lógica unificada, junto con una fácil conexión a múltiples fuentes de datos, las plataformas low code facilitan una solución eficiente y flexible para satisfacer las necesidades empresariales contemporáneas.

Estrategia de Implementación Gradual y Gestión del Cambio

Uno de los principales desafíos a los que se está enfrentando Telice es la implantación de la nueva solución en los equipos de trabajo, asegurando la adopción efectiva por parte de los usuarios. En este caso, afronta a un cambio cultural que requiere un enfoque estratégico para garantizar una transición suave.

Como explica Cesáreo González, «Dado que algunos usuarios presentan una menor madurez digital, hemos optado por una implementación escalonada de la aplicación. Este enfoque consiste en desplegar la solución en fases, comenzando con equipos o departamentos pequeños». Iniciar con grupos reducidos permite recoger feedback valioso y adaptar la aplicación según las necesidades y el aprendizaje obtenido en cada fase.

La estrategia de puesta en marcha de Telice incluye formación y soporte continuo durante la curva de aprendizaje inicial. Este periodo es crucial para que los usuarios se familiaricen con la nueva herramienta, comprendan su funcionalidad y se adapten a los nuevos procesos. A medida que cada equipo gana experiencia y confianza, se pueden realizar ajustes y mejoras basados en sus comentarios.

En palabras de Cesáreo González, «Una vez que los equipos iniciales han integrado con éxito la aplicación y se ha optimizado el proceso según la retroalimentación recibida, se podrá proceder al despliegue de la solución en otras áreas de la organización». Este enfoque gradual facilita una adopción más fluida, reduce la resistencia al cambio y asegura una integración efectiva de la tecnología a lo largo de toda la organización.

La gestión de pedidos de Telice se reduce de tres semanas a un día

Gracias a la implementación de la solución basada en Power Platform, Telice ha logrado una notable reducción en el tiempo de procesamiento de pedidos, pasando de tres semanas a solo un día. Esta mejora no sólo acelera la gestión de pedidos y albaranes, sino que también permite una operación más ágil y eficiente en general. La herramienta ha optimizado los procesos operativos, facilitando una respuesta más rápida a las necesidades del negocio.

No solo se han cumplido las expectativas iniciales, sino que se han superado los objetivos, estableciendo una base sólida para futuras innovaciones y mejoras.

«SNGULAR nos sugirió utilizar Power Platform de Microsoft, y ha resultado ser la solución adecuada. La plataforma ha cumplido con nuestras expectativas al reducir el tiempo de procesamiento de manera significativa. Además, nos ha brindado la autonomía que buscábamos, permitiéndonos continuar, modificar y ajustar la solución de manera sencilla, sin depender completamente de un proveedor o socio», afirma González.

En esencia, la implementación de Power Platform y la colaboración entre Telice y SNGULAR han proporcionado a la compañía leonesa una solución eficaz que no solo ha transformado sus procesos operativos, sino que también ha abierto nuevas posibilidades para la innovación continua y el crecimiento futuro.