Transformación de procesos con Power Platform y un enfoque bottom-up

La excelencia operativa se ha convertido en un objetivo prioritario para muchas organizaciones. Alcanzar esta excelencia requiere, entre otras cosas, llevar a cabo una mejora continua de los procesos empresariales, un componente esencial que permite a las organizaciones optimizar recursos, reducir costes y mejorar la calidad de los productos y servicios. 

Tradicionalmente, la implementación de proyectos de mejora de procesos ha seguido un enfoque Top-Down, donde las decisiones y las iniciativas de cambio se originan en los niveles más altos de la dirección y se implementan de manera descendente. Este método, a menudo se basa en la dirección de grandes consultorías y el uso de herramientas corporativas como el Business Process Management (BPM) para rediseñar y optimizar los procesos. Aunque este enfoque tiene sus ventajas, también presenta desafíos significativos que pueden limitar su efectividad.

Uno de los principales desafíos del enfoque Top-Down es el alto coste operativo asociado. Los proyectos de mejora de procesos que involucran grandes consultorías suelen requerir inversiones sustanciales de tiempo y recursos. Esto puede ser un obstáculo, especialmente para empresas más pequeñas o aquellas con restricciones presupuestarias. Además, estos proyectos suelen ser complejos y, por lo tanto, lentos en su ejecución, llegando incluso a no permeabilizar a toda la organización. La planificación y ejecución detallada que caracteriza a esta clase de proyectos, a menudo significa que los beneficios tangibles no se materializan hasta mucho tiempo después de iniciado el proyecto.

Otra limitación crítica del enfoque Top-Down es la dificultad para lograr una adopción rápida y efectiva de las soluciones propuestas en todos los niveles de la organización, especialmente en los niveles operativos. Las soluciones desarrolladas y dirigidas desde la alta dirección pueden no tener en cuenta completamente las realidades y desafíos específicos que enfrentan los empleados en su trabajo diario. Esto puede llevar a una falta de compromiso por parte del personal operativo, quienes pueden percibir estas soluciones como poco prácticas o desconectadas de sus necesidades reales. 

El enfoque Top-Down también puede generar una desconexión entre las soluciones estandarizadas propuestas y las necesidades específicas de diferentes departamentos o unidades de negocio. Las consultorías, al aplicar soluciones genéricas, pueden pasar por alto las particularidades de cada área, lo que lleva a la creación de procesos que no se ajustan perfectamente al entorno operativo específico. Esto puede resultar en una falta de efectividad de las soluciones implementadas, obligando a los departamentos a recurrir a soluciones temporales para cubrir las brechas. 

Al uso de herramientas y procesos alternativos se le conoce como Shadow process o procesos en la sombra, como tareas empresariales y flujos de trabajo que normalmente no son objeto de seguimiento o supervisión formal por parte de la organización. Puede tratarse de procesos manuales, actividades no documentadas o prácticas informales que no están reconocidas ni documentadas oficialmente. Los Shadow process pueden darse dentro de las operaciones de una organización o extenderse a las interacciones con clientes o proveedores. Un ejemplo de ello es recurrir al uso de herramientas como Excel para adaptar las soluciones a sus necesidades inmediatas, lo que si bien resuelve problemas a corto plazo, no ofrece una integración o escalabilidad adecuada para el futuro.

Estas soluciones temporales, aunque útiles en el momento, pueden añadir complejidad a los sistemas existentes, crear ineficiencias y provocar riesgos de seguridad y cumplimiento. Además, la dependencia de estos "parches" temporales puede socavar los esfuerzos de mejora continua y dificultar la implementación de soluciones más robustas y duraderas en el tiempo.

Mejora de procesos desde la base para una eficiencia operativa superior

En cambio, adoptar un enfoque Bottom-Up, invierte la dinámica tradicional permitiendo que las mejoras de procesos surjan desde cualquier nivel de la organización, desde los empleados en la primera línea, en sus puestos de trabajo, hasta la alta dirección. Este método reconoce que quienes están más cerca de los procesos operativos diarios tienen un conocimiento profundo de los desafíos y oportunidades que estos presentan. Al empoderar a estos empleados para que propongan y lideren iniciativas de mejora, las organizaciones pueden aprovechar una fuente valiosa de innovación interna que de otro modo podría quedar desaprovechada.

Los empleados que interactúan directamente con los procesos tienen una visión única sobre cómo se pueden mejorar. Al permitir que las ideas de optimización surjan desde la base, directamente desde el puesto de trabajo, se fomenta una cultura de innovación continua, donde las mejoras se desarrollan de manera orgánica y se ajustan mejor a las necesidades operativas reales.

Para que este enfoque participativo sea efectivo, es fundamental contar con las herramientas adecuadas que permitan a los empleados implementar mejoras de manera rápida y eficiente. 

Herramientas para facilitar la mejora de procesos desde todos los niveles

Para que el enfoque Down-Top sea realmente efectivo, es fundamental que las organizaciones proporcionen a sus empleados las herramientas adecuadas para implementar mejoras de procesos de manera rápida, eficiente y segura. Aquí es donde la combinación de plataformas como Microsoft 365 y Power Platform se convierten en grandes aliados estratégicos.

Microsoft 365 es un conjunto completo de aplicaciones y servicios en la nube diseñado para mejorar la productividad, la colaboración y la seguridad en el entorno empresarial. Incluye herramientas populares como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, además de soluciones avanzadas como Teams para comunicación y SharePoint para la gestión de documentos. Microsoft 365 se destaca por su integración fluida con servicios en la nube, permitiendo a los usuarios acceder a sus archivos y aplicaciones desde cualquier dispositivo, en cualquier momento, con un enfoque en la seguridad y el cumplimiento normativo.

Microsoft Power Platform es un ecosistema de herramientas que permite a las organizaciones crear soluciones personalizadas, automatizar procesos y analizar datos de manera eficiente. Compuesto por Power BI, Power Apps, Power Automate, Copilot Studio y Power Pages, esta plataforma facilita la creación de aplicaciones empresariales sin necesidad de conocimientos avanzados en programación. Power Platform empodera a los usuarios para innovar y optimizar sus operaciones mediante la integración de datos, la automatización de tareas repetitivas y la creación de aplicaciones que respondan a las necesidades específicas del negocio.

Aplicaciones Prácticas: casos de uso para una implementación efectiva con Power Platform

Automatización y optimización de procesos:

En muchas organizaciones, existen procesos operativos repetitivos y de bajo valor que no están cubiertos por las aplicaciones corporativas. Estos incluyen tareas como la solicitud y reserva de recursos (salas, estacionamiento, dispositivos), la aprobación de viajes y gastos, los ciclos de compras, así como inspecciones y auditorías. Automatizar estos procesos libera tiempo y recursos, permitiendo a los empleados enfocarse en actividades de mayor valor añadido y mejorando la eficiencia general.

Extensiones de funcionalidades de ERP o aplicaciones corporativas

Las organizaciones a menudo necesitan ampliar las capacidades de sus sistemas ERP o aplicaciones corporativas para evitar costes adicionales de licenciamiento y optimizar procesos. Soluciones como la imputación de horas a proyectos, la gestión de circuitos de aprobación y la firma de contratos permiten complementar estas aplicaciones, aprovechando al máximo sus funcionalidades existentes sin incurrir en gastos adicionales.

Soluciones que combinen documentos con datos

En todos los niveles de una organización, es común encontrar operaciones que requieren la combinación de datos y documentos. Unificar la gestión de estos elementos y hacerla transparente para los usuarios genera una mayor eficiencia. Procesos como el reconocimiento, validación y aprobación de facturas; la gestión de documentos jurídicos, como contratos, escrituras y acuerdos de confidencialidad (NDA); la validación y gestión de proveedores, y la generación de informes se benefician enormemente de soluciones que integren datos y documentos en un flujo de trabajo coherente.

Complementar sistemas basados/que trabajen con IA o DATA

Al diseñar sistemas basados en inteligencia artificial o análisis de datos, a menudo se requiere desarrollar interfaces adicionales para la configuración, complementación u orquestación de los procesos. Estas soluciones pueden incluir la incorporación de reglas a un sistema de machine learning, la explotación de logs, y la creación de procesos de retroalimentación o introducción de datos, asegurando que el sistema funcione de manera eficiente y adaptada a las necesidades específicas de la organización.

Integración o sustitución de aplicaciones Legacy o propietarias

Muchas organizaciones aún dependen de sistemas legacy o propietarios que han sido descontinuados pero siguen siendo críticos para sus operaciones. Soluciones como la automatización robótica de procesos (RPA) pueden facilitar la integración de un sistema de ecommerce con un ERP propietario, la sustitución de aplicaciones realizadas con Lotus Notes, o la interacción ágil con administraciones públicas. Estas soluciones permiten modernizar la infraestructura tecnológica sin interrumpir las operaciones existentes, mejorando la integración con nuevas tecnologías.

Transformar Excel de gestión departamentales en aplicaciones

En todas las organizaciones existen hojas de cálculo Excel que son críticas para la operación departamental, pero que están fuera del control corporativo, carecen de seguridad adecuada, backups y no tienen respaldo ni consistencia en la información. Transformar estos Excel en aplicaciones robustas y seguras permite centralizar la gestión de la información, mejorar la colaboración entre usuarios, y garantizar la integridad y disponibilidad de los datos esenciales para la organización.

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